归档经常被忽视
最后但同样重要的是，如果必须手动归档或删除特定的通信记录，员工可能会忘记归档或删除。如果人员有其他任务或缺乏必要的培训，则可能会错过归档。
当工作人员使用自动存档系统时，他们不再需要担心要手动存档他们的通信记录。可以设置预定义的保留时间表以自动存档消息，这样工作人员就不必担心删除通信。
手动存档会带来安全风险
手动归档可能会带来安全问题。敏感的商业 尼日利亚电话号码格式 信息、财务数据和个人数据很容易被泄露。
员工的疏忽也可能导致合规性问题。如果员工在归档实践方面没有接受足够的培训，很容易犯错误，最终导致通信数据保存时间超过要求。
自动化使检索数据更加容易
检索存储的通信数据对人员来说可能具有挑战性，尤其是如果他们没有经过良好的培训。在进行电子发现操作时，所有相关数据都必须可访问。如果人员无法轻松找到所需信息，电子发现过程可能会减慢或完全停止。
归档软件可以让员工的工作更加轻松。归档系统可能具有高级搜索功能，让员工能够快速找到他们想要的数据。
自动化减轻了 IT 部门的负担
不要让 IT 部门承担日常手动归档操作的负担。相反，IT 人员应利用他们的时间专注于更具战略性的目标。
这个负担不属于您的 IT 部门。相反，您可以利用这段时间来改善基础设施、培训人员或实现流程自动化。
结论
通信归档是一个相对复杂的过程。由于组织对归档有特殊要求，因此有必要建立允许自动保留的系统。
自动归档软件可以处理各种组织的需求，减轻员工负担并节省时间。
