業務流程管理終極指南

[Aklima@416]

什麼是業務流程管理或 BPM？
從銷售到人力資源的每個部門都管理資料、文書工作和其他意見以履行其工作職責。業務流程管理（或 BPM）可係統化並自動化那些擾亂生產力鏈的重複性任務。業務流程管理是了解所有這些不同活動的透明窗口，將組織的所有職能置於一個自動化、流程驅動的框架下。

可重複過程的範例：
銷售和行銷團隊：作為一個組織，我們知道獲取新客戶的成本比保留現有客戶高出5 到 25 倍。但交易生成緩慢和內容審批受阻導致交易的達成和新活動的啟動被推遲。使用 BPM 來協調銷售和行銷流程可將客戶保留率提高 36%。有了更多的客戶，你能做什麼？
會計部門：即使在數位時代，全球處理的發票 90% 仍然是紙本的。企業處理每張紙本發票的平均成本為 30 美元。您將如何花費這數百或數千美元的積蓄？
人力資源專業人士：每個組織都希望吸引頂尖人才。透過篩選數百份申請和數十次面試，您的團隊最終找到了世界一流的人才。但手動流程每年耗費 HR 近 300 小時的工作時間，且47% 的工作最終因 HR 流程太慢而被拒絕。如果您可以在創紀錄的時間內招募和整合最優秀的人才，結果會是什麼？
繁文縟節和重複的流程會阻礙您的團隊實現其整體目標。哪些流程步驟過多，導致業務的關鍵功能變慢？哪些因過多的紙本程序而受損？有沒有可以完全消除的流程？業務流程管理可協助您的團隊了解組織內發生的所有活動，以便您可以建立更易於管理、更有效率、最重要的是更有利可圖的工作流程。

業務流程管理的階段
「組織」的一個定義是：以明顯方式合作的一群人。您可以透過以下方式開始了解組織內部合作的障礙、識別生產力的障礙，並開始對高效的自動化工作流程進行建模。

第 1 步：規劃您的生產流程管理流程
首先會見您的主要利害關係人。如果沒有關鍵利害關係人的支持，任何組織變革都不會有效。從培訓員工到採用新工作流程的優勢，您將需要關鍵領導者的幫助來幫助您管理過渡。

自動化針對的主要流程有哪些？
從主要流程或對產品或服務生產至關重要的流程開始。對於軟體來說，在獲得啟動新的服務修補程式迭代的權限方面是否存在太多瓶頸？合約是否因為您的銷售團隊必須手動將客戶資料從 CRM 傳輸到最終協議而延遲？

接下來，請查看您的輔助流程。這些是讓您的組織平穩運行的支援流程。是否有太多的瓶頸阻礙了員工請假的流程？您的行銷團隊是否擁有大量經過批准但從未上線的社群媒體資料？

此外，您還需要接觸最高管理層以外的人員，以獲得處 菲律宾手机号格式 理這些流程的團隊成員的意見。他們了解每個步驟的來龍去脈，並可以提供有關前線工作如何運作的有用見解。

第 2 步：設計 BPM 並繪製圖表
列出並分析負責推動流程前進的行動和人員。直觀地描述實現預期目標所需的事件順序。您可以從一個故事開始，或使用圖表或其他說明性表格概述您的流程。考慮以下因素：

所需權限：誰必須批准流程中的某個步驟才能進入下一個層級？
批准場景：如果此人批准該步驟會發生什麼？如果她拒絕怎麼辦？牢記不同的結果並確定每種結果的潛在後果。
外部連結：您的流程是否需要連結到外部資料庫，例如信用評分或公民身份檢查？如果您的團隊手動存取外部記錄來驗證訊息，請將它們列為潛在的整合候選者。
儲存需求：系統需要儲存哪些數位文件或表格以供日後存取？例如，駕駛執照、W2 等客戶文件或已完成的貸款申請。
監管截止日期：監管機構是否要求您在特定截止日期之前提交表格？如果流程出現延遲，應該通知誰？
盡量具體，以避免混淆。圖表越詳細，最終的工作流程就越有效率。