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最成功的組織會定期關注競爭對手正在做什麼，並問自己如何做得更好。在所有條件相同的情況下，為了在競爭中保持領先地位，您的組織必須比競爭對手更有效率、更具成本效益地產生結果。組織效率和獲利能力很大程度上是透過工作流程優化來實現的。

什麼是工作流程優化？
工作流程最佳化的定義是透過降低成本、提高效率和工作流程自動化相結合來改善現有工作流程的流程。這個過程通常從工作流程分析開始。許多未能改善工作流程的組織都犯了將自動化應用於破碎流程的錯誤。雖然自動化可能是工作流程優化策略的重要方面，但它並不是萬靈藥，只能在仔細規劃後實施。

成功優化工作流程的組織通常會遵循一組最佳實務。透過遵循這些實踐，您將顯著提高組織效率並獲得相對於競爭對手的顯著優勢。

工作流程優化最佳實踐 治理與合規
許多組織完全忽視公司治理和合規性。這有幾個原因。有些人覺 巴基斯坦電話 得這個過程很無聊，更喜歡開始實施令人興奮的新數位技術。其他人只是錯誤地優先考慮了治理和合規性。這個想法是工作流程優化過程本身將使合規性變得更容易。例如，透過實施可見的審計追蹤。

然而，如果不預先考慮這些問題，可能會破壞組織的工作流程優化工作。您需要從一開始就充分了解所有流程，並確保您的合規性和治理方法與您的工作流程保持一致。這有助於確保組織一致性並降低風險。

建立視覺化工作流程
人類是視覺動物。開發視覺化工作流程或流程圖對於建立和理解即使是最複雜的流程也大有幫助。它們不需要是視覺傑作或過於複雜。

然而，在建立流程圖時應避免的一件事是使用折線圖。工作流程本質上通常是非線性的。如果發生故障，通常需要返回先前的步驟進行更改。這個過程的這一部分還可以幫助您儘早識別工作流程中的潛在問題。

成功的組織能夠預測可能出現什麼問題以及可能發生的情況。在每一點上，他們都會做出調整和/或製定應對失敗的計劃。他們制定了應急計劃，以避免生產力延遲和系統中斷等問題。

從最終目標開始倒推
建立工作流程很像設定任何組織目標。想像一下您想要達到的目標，並決定您將採取哪些步驟來實現這一目標。確定流程中必不可少的每個步驟和團隊成員。請記住，並非工作流程中的所有步驟都是一樣的。優先順序很少按順序分配。相反，應該優先考慮最重要的步驟。

高績效組織有充分的理由花時間確定優先事項。更重要的是，了解組織的優先事項可以使管理層快速關注並解決問題。當領導者了解每個階段的延誤和挫折對整個工作流程的影響時，他們可以優先考慮並盡量減少潛在的影響。

定義角色和人員
定義每個成員在每個階段中扮演的角色。成功的組織清楚地傳達了每個成員在工作流程的整體成功中所扮演的角色的全部範圍。此外，還提供培訓，不僅是為了確保人們正確地完成工作，而且是為了對任何故障做出適當的反應。

如果個人擁有適當的資源，那麼他們只能在接受訓練後做出反應。例如，團隊成員是否會收到警報並能夠在必要時與其他利害關係人快速溝通？當事情出錯時，花點時間聽聽相關人員事後的反應。他們比任何人都更了解自己的工作，並且能夠為營運的長期效率做出貢獻。