电子邮件管理：实现“收件箱零”的 10 个技巧
Posted: Wed Dec 04, 2024 9:14 am
艾米莉·邦妮
艾米莉·邦妮
对于我们这些每天早上处理数百封未读电子邮件的人来说，完全空的收件箱（收件箱零）的概念是一个神话般的壮举，就像找到圣杯或发现埋藏的宝藏一样。我们对经常实现这一目标的同事感到嫉妒和不信任：他们肯定诉诸了某种形式的巫术，对吧？
尝试这 10 个技巧和技巧，不仅可以实现“收件箱清零”，还可以使其成为一种习惯。不需要魔法咒语。
技巧#1：使用 Tony Hsieh 的 Yesterbox 技术。
基本思想是：今天阅读并回复昨天的电子邮件。绝大多数电子邮件不需要当天立即回复，因此您可以让今天的新邮件进来，而不会让每封邮件都成为干扰或压力的来源。当您明天起床时，您将确切地知道需要处理多少消息，并且能够更准确地计划您的一天。
Zappos 首席执行官托尼·谢 (Tony Hsieh)表示，这种方法提高了响应能力：每个人都会在第二天收到回复，而不是一周、一个月或……永远不会。显然，真正紧急的电子邮件可以在当天处理，但通过电子邮件收到绝对紧急情况的现象相当罕见。
Hseih 的专业提示：如果您使用 Outlook，请最小化“今天”部分，以便专注于昨天的邮件。
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提示#2：应用 2 分钟规则。
从 David Allen 的 GTD 方法中汲取灵感：如果任务花费的时间不到两分钟，请立即写下答案。别等了！
提示#3：通过您的收件箱安排会议。
每天安排时间浏览电子邮件，无论您选择在上午进行一次长达一小时的长时间会议，还是在一天的开始、中间和结束时三个 20 分钟的时间段。那么请不要在这些时间之外查看您的电子邮件。工作时，请勿 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 让电子邮件在浏览器选项卡的后台保持打开状态。关闭通知。通过指定特定的时间来管理收件箱，这项任务将不再让您在白天感到困扰，并且您将始终保持对邮件的控制。
您想知道什么时候是查看电子邮件的最佳时间吗？根据这篇文章，处理消息的最佳时间是开始工作后两小时。
提示#4：尝试Unroll.me。
该应用程序将您所有的电子邮件订阅和时事通讯整合为一条每日消息。您不必每天整理数十封电子邮件，而只需检查一封邮件。只需单击一下，您就可以立即从多个列表中取消订阅，而且由于您可以在一封邮件中快速浏览所有优惠和更新，因此您可以更快地处理不需要的电子邮件。如果您通过电子邮件关注大量博客，请考虑使用Feedly或Inoreader等 RSS 阅读器，而不是让您的收件箱变得混乱。
提示＃5：重新安排您的电子邮件。
安装Boomerang for Gmail并安排您的电子邮件在特定时间重新显示。此方法对于在发送响应之前需要进行一些搜索的消息以及同时处理类似的任务特别有用。
假设您已经发布了职位空缺，潜在候选人的电子邮件开始涌入。通常你会在周五早上整理新的简历。然后只需重新安排求职电子邮件的时间，以便它们在周五早上出现在您的收件箱中。这些消息将不再成为干扰或担忧的来源，因为您将不再在收件箱中看到它们，但您将在适当的时间收到它们，然后可以处理它们。
提示#6：不要害怕删除。
如果该消息确实很重要，一定会有人联系您进行跟进。简而言之，如果您发现自己想知道是否应该保留电子邮件，请将其删除。
通常，您的已删除邮件会保留 30 天；因此，如果您不小心删除了某些内容，您随时可以将其恢复。但请相信我们：99% 的情况下，您不必这样做。
艾米莉·邦妮
对于我们这些每天早上处理数百封未读电子邮件的人来说，完全空的收件箱（收件箱零）的概念是一个神话般的壮举，就像找到圣杯或发现埋藏的宝藏一样。我们对经常实现这一目标的同事感到嫉妒和不信任：他们肯定诉诸了某种形式的巫术，对吧？
尝试这 10 个技巧和技巧，不仅可以实现“收件箱清零”，还可以使其成为一种习惯。不需要魔法咒语。
技巧#1：使用 Tony Hsieh 的 Yesterbox 技术。
基本思想是：今天阅读并回复昨天的电子邮件。绝大多数电子邮件不需要当天立即回复，因此您可以让今天的新邮件进来，而不会让每封邮件都成为干扰或压力的来源。当您明天起床时，您将确切地知道需要处理多少消息，并且能够更准确地计划您的一天。
Zappos 首席执行官托尼·谢 (Tony Hsieh)表示，这种方法提高了响应能力：每个人都会在第二天收到回复，而不是一周、一个月或……永远不会。显然，真正紧急的电子邮件可以在当天处理，但通过电子邮件收到绝对紧急情况的现象相当罕见。
Hseih 的专业提示：如果您使用 Outlook，请最小化“今天”部分，以便专注于昨天的邮件。
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提示#2：应用 2 分钟规则。
从 David Allen 的 GTD 方法中汲取灵感：如果任务花费的时间不到两分钟，请立即写下答案。别等了！
提示#3：通过您的收件箱安排会议。
每天安排时间浏览电子邮件，无论您选择在上午进行一次长达一小时的长时间会议，还是在一天的开始、中间和结束时三个 20 分钟的时间段。那么请不要在这些时间之外查看您的电子邮件。工作时，请勿 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 让电子邮件在浏览器选项卡的后台保持打开状态。关闭通知。通过指定特定的时间来管理收件箱，这项任务将不再让您在白天感到困扰，并且您将始终保持对邮件的控制。
您想知道什么时候是查看电子邮件的最佳时间吗？根据这篇文章，处理消息的最佳时间是开始工作后两小时。
提示#4：尝试Unroll.me。
该应用程序将您所有的电子邮件订阅和时事通讯整合为一条每日消息。您不必每天整理数十封电子邮件，而只需检查一封邮件。只需单击一下，您就可以立即从多个列表中取消订阅，而且由于您可以在一封邮件中快速浏览所有优惠和更新，因此您可以更快地处理不需要的电子邮件。如果您通过电子邮件关注大量博客，请考虑使用Feedly或Inoreader等 RSS 阅读器，而不是让您的收件箱变得混乱。
提示＃5：重新安排您的电子邮件。
安装Boomerang for Gmail并安排您的电子邮件在特定时间重新显示。此方法对于在发送响应之前需要进行一些搜索的消息以及同时处理类似的任务特别有用。
假设您已经发布了职位空缺，潜在候选人的电子邮件开始涌入。通常你会在周五早上整理新的简历。然后只需重新安排求职电子邮件的时间，以便它们在周五早上出现在您的收件箱中。这些消息将不再成为干扰或担忧的来源，因为您将不再在收件箱中看到它们，但您将在适当的时间收到它们，然后可以处理它们。
提示#6：不要害怕删除。
如果该消息确实很重要，一定会有人联系您进行跟进。简而言之，如果您发现自己想知道是否应该保留电子邮件，请将其删除。
通常，您的已删除邮件会保留 30 天；因此，如果您不小心删除了某些内容，您随时可以将其恢复。但请相信我们：99% 的情况下，您不必这样做。