什么是预算超支？如何避免呢？
Posted: Tue Dec 03, 2024 6:58 am
尤维卡·艾耶
尤维卡·艾耶
预算超支的定义是什么？
超出预算的明显迹象是什么？
项目预算超支的常见原因
如何避免预算超支？
如果超出预算怎么办？
找出真正的原因
管理项目策略和利益相关者
确保团队协作
尊重关键项目管理实践
如何避免 Wrike 预算超支？
项目管理中最重要的是精确性。近28% 的项目因预算估算不准确而失败。这就是为什么您的项目规划值得投入时间和精力。
对成本、资源、效益和进度的不准确预测可能会 印度尼西亚电话号码库 使项目面临风险，并且会对公司的盈利能力和增长机会产生影响。苹果公司在投入了近两年的研发之后取消了备受期待的 AirPower（一种无线充电垫），这就是一个完美的例子。
预算管理不当、项目设计不当以及资源利用不足可能会导致超支甚至项目取消。让我们仔细看看预算超支、项目延迟的原因，以及如何在管理预算超支的同时成功完成项目。
预算超支的定义是什么？
预算超支是项目预算的意外变化，最终会增加项目的总成本。这可能是由于三个主要原因：
由于预算或项目重要性的不准确估计而造成的经济因素
技术原因，包括错误的估计或不正确的数据收集
心理原因，包括目标漂移或对项目的承诺减少
超出预算的明显迹象是什么？
团队必须确保他们对项目的进展有非常清晰的认识，以识别预算超支的迹象。以下是可能超出预算的一些指标：
缺乏项目的详细预算表
缺乏应急计划，导致无法控制的意外成本
未能使用项目费用跟踪工具
资源利用计划不完整
成本和具体任务之间缺乏联系，或任务分解
未能审查过去的类似项目和历史数据
项目可交付成果未形成文档，导致目标偏离
项目预算超支的常见原因
为了使项目取得成功，避免超出预算非常重要。尽管进行了所有可能的控制和验证，但超出预算的风险始终存在。
在了解如何控制预算超支之前，让我们先看看项目中出现预算超支的常见原因。
估计不准确
28% 的项目由于错误的估计而失败。
估计错误可能取决于成本的低估和高估。它们同样有害，并且是由于有意或无意的有偏见的预测造成的。
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为了确保项目成功，估算必须准确且以数据为依据。
目标漂移
在动态的商业环境中，需求不断变化，目标漂移往往是不可避免的。
45% 的项目面临目标偏差，这是项目管理中预算超支的最常见原因之一。使用详细而全面的项目跟踪系统可以更轻松地监控已完成和正在进行的任务，以控制目标蔓延。
缺乏风险管理
每个项目经理都会制定计划，希望它们能按计划进行。不幸的是，现实并非那么简单。
不可预测的内部或外部因素可能会导致延误或预算超支。制定适当的变革和风险管理策略可以帮助您的团队避免财务损失。
团队内部缺乏沟通
29%的项目因沟通不畅而失败。项目经理和利益相关者之间没有明确的沟通渠道可能会导致本可以避免的延误。
这些反过来又可能导致浪费精力、滥用资源和预算超支。
如何避免预算超支？
根据麦肯锡和牛津大学的研究，超过一半的大型 IT 项目超出预算超过 45%。
当技术项目规模不断扩大并影响更广泛的结构时，任何错误都会给整个公司带来相当大的风险。
当我们知道每年因预算超支造成的损失高达 660 亿美元时，我们就知道不受控制的预算可能会导致公司盈利能力急剧下降。以下是一些更好地控制预算并避免超支的提示：
准确规划项目
确保项目成功的最佳方法之一是仔细规划。您的估算越准确，您就越有可能保持在预算之内。
通过制定详细的风险管理计划和预算，您可以保护自己并为您的项目提供实现其计划目标的一切机会。
与供应商进行尽职调查
许多项目涉及与第三方供应商的合作。他们的贡献各不相同，从执行特定任务到供应关键原材料或制造产品。
确保您的团队在建立关键供应商关系之前进行尽职调查。否则，这些供应商的成本可能会高得令人望而却步，并导致本来可以避免的预算超支。这几个步骤应该可以帮助您：
验证供应商执行预定义任务并满足业务需求的能力
通过进行详细检查，确保提供的报价准确
审查供应商与其他公司合作的项目历史和成功率
彻底检查供应商的跟踪记录，了解其满足合同可交付成果中预定义的质量和进度的能力
控制目标漂移并优化资源
PMI（项目管理协会）的一项研究证实，项目的初始阶段对其总成本影响最大。
最终用户、内部团队成员和其他利益相关者可以提交多个可能导致预算超支的变更请求。在批准之前仔细审查任何更改项目范围的请求，并确保重新分配资源。
通过汇集一支由有能力的合作者和最佳资源组成的团队，您将拥有一个更便宜的项目，并且更有可能实现其目标。
使用项目管理工具
为您的项目经理配备多功能项目管理工具有助于提高效率和更好的成本控制。
它不仅可以更好地规划任务，还可以有效地管理项目资源，从而避免滥用甚至完全浪费。
建立清晰的沟通渠道
项目管理软件有助于确保沟通顺畅，从而使项目保持在正轨上。
主要利益相关者可以从不同阶段进度的概览中受益，并且团队可以轻松访问完成任务所需的所有详细信息。
监控项目进度
为了避免预算超支，监控项目的进度非常重要。使用项目管理工具来识别小故障并防止它们变得更大并可能威胁项目的成功。
甘特图允许您实时跟踪项目进度、团队工作量以及可能发生的任何失误。
如果超出预算怎么办？
如果超出预算，尽管您的团队尽了最大努力，您仍然可以采取一些措施来使项目重回正轨。项目成功的关键是控制四个主要成本维度：
找出真正的原因
仔细查看超出预算的具体活动，以确定延迟和预算超支的真正原因。
完全有可能其中一项项目任务使用了比预期更多的资源或时间，从而对后续任务产生多米诺骨牌效应。与团队成员讨论并进行详细分析，然后再得出结论。
管理项目策略和利益相关者
过多关注预算和项目进度可能会让我们忘记战略和不同的利益相关者。
通过从一开始就定义项目的战略价值，您可以避免忽视其目标。通过调整业务目标和项目时间表，您将帮助团队避免预算超支并成功完成项目。
尤维卡·艾耶
预算超支的定义是什么？
超出预算的明显迹象是什么？
项目预算超支的常见原因
如何避免预算超支？
如果超出预算怎么办？
找出真正的原因
管理项目策略和利益相关者
确保团队协作
尊重关键项目管理实践
如何避免 Wrike 预算超支？
项目管理中最重要的是精确性。近28% 的项目因预算估算不准确而失败。这就是为什么您的项目规划值得投入时间和精力。
对成本、资源、效益和进度的不准确预测可能会 印度尼西亚电话号码库 使项目面临风险，并且会对公司的盈利能力和增长机会产生影响。苹果公司在投入了近两年的研发之后取消了备受期待的 AirPower（一种无线充电垫），这就是一个完美的例子。
预算管理不当、项目设计不当以及资源利用不足可能会导致超支甚至项目取消。让我们仔细看看预算超支、项目延迟的原因，以及如何在管理预算超支的同时成功完成项目。
预算超支的定义是什么？
预算超支是项目预算的意外变化，最终会增加项目的总成本。这可能是由于三个主要原因：
由于预算或项目重要性的不准确估计而造成的经济因素
技术原因，包括错误的估计或不正确的数据收集
心理原因，包括目标漂移或对项目的承诺减少
超出预算的明显迹象是什么？
团队必须确保他们对项目的进展有非常清晰的认识，以识别预算超支的迹象。以下是可能超出预算的一些指标：
缺乏项目的详细预算表
缺乏应急计划，导致无法控制的意外成本
未能使用项目费用跟踪工具
资源利用计划不完整
成本和具体任务之间缺乏联系，或任务分解
未能审查过去的类似项目和历史数据
项目可交付成果未形成文档，导致目标偏离
项目预算超支的常见原因
为了使项目取得成功，避免超出预算非常重要。尽管进行了所有可能的控制和验证，但超出预算的风险始终存在。
在了解如何控制预算超支之前，让我们先看看项目中出现预算超支的常见原因。
估计不准确
28% 的项目由于错误的估计而失败。
估计错误可能取决于成本的低估和高估。它们同样有害，并且是由于有意或无意的有偏见的预测造成的。
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为了确保项目成功，估算必须准确且以数据为依据。
目标漂移
在动态的商业环境中，需求不断变化，目标漂移往往是不可避免的。
45% 的项目面临目标偏差，这是项目管理中预算超支的最常见原因之一。使用详细而全面的项目跟踪系统可以更轻松地监控已完成和正在进行的任务，以控制目标蔓延。
缺乏风险管理
每个项目经理都会制定计划，希望它们能按计划进行。不幸的是，现实并非那么简单。
不可预测的内部或外部因素可能会导致延误或预算超支。制定适当的变革和风险管理策略可以帮助您的团队避免财务损失。
团队内部缺乏沟通
29%的项目因沟通不畅而失败。项目经理和利益相关者之间没有明确的沟通渠道可能会导致本可以避免的延误。
这些反过来又可能导致浪费精力、滥用资源和预算超支。
如何避免预算超支？
根据麦肯锡和牛津大学的研究，超过一半的大型 IT 项目超出预算超过 45%。
当技术项目规模不断扩大并影响更广泛的结构时，任何错误都会给整个公司带来相当大的风险。
当我们知道每年因预算超支造成的损失高达 660 亿美元时，我们就知道不受控制的预算可能会导致公司盈利能力急剧下降。以下是一些更好地控制预算并避免超支的提示：
准确规划项目
确保项目成功的最佳方法之一是仔细规划。您的估算越准确，您就越有可能保持在预算之内。
通过制定详细的风险管理计划和预算，您可以保护自己并为您的项目提供实现其计划目标的一切机会。
与供应商进行尽职调查
许多项目涉及与第三方供应商的合作。他们的贡献各不相同，从执行特定任务到供应关键原材料或制造产品。
确保您的团队在建立关键供应商关系之前进行尽职调查。否则，这些供应商的成本可能会高得令人望而却步，并导致本来可以避免的预算超支。这几个步骤应该可以帮助您：
验证供应商执行预定义任务并满足业务需求的能力
通过进行详细检查，确保提供的报价准确
审查供应商与其他公司合作的项目历史和成功率
彻底检查供应商的跟踪记录，了解其满足合同可交付成果中预定义的质量和进度的能力
控制目标漂移并优化资源
PMI（项目管理协会）的一项研究证实，项目的初始阶段对其总成本影响最大。
最终用户、内部团队成员和其他利益相关者可以提交多个可能导致预算超支的变更请求。在批准之前仔细审查任何更改项目范围的请求，并确保重新分配资源。
通过汇集一支由有能力的合作者和最佳资源组成的团队，您将拥有一个更便宜的项目，并且更有可能实现其目标。
使用项目管理工具
为您的项目经理配备多功能项目管理工具有助于提高效率和更好的成本控制。
它不仅可以更好地规划任务，还可以有效地管理项目资源，从而避免滥用甚至完全浪费。
建立清晰的沟通渠道
项目管理软件有助于确保沟通顺畅，从而使项目保持在正轨上。
主要利益相关者可以从不同阶段进度的概览中受益，并且团队可以轻松访问完成任务所需的所有详细信息。
监控项目进度
为了避免预算超支，监控项目的进度非常重要。使用项目管理工具来识别小故障并防止它们变得更大并可能威胁项目的成功。
甘特图允许您实时跟踪项目进度、团队工作量以及可能发生的任何失误。
如果超出预算怎么办？
如果超出预算，尽管您的团队尽了最大努力，您仍然可以采取一些措施来使项目重回正轨。项目成功的关键是控制四个主要成本维度：
找出真正的原因
仔细查看超出预算的具体活动，以确定延迟和预算超支的真正原因。
完全有可能其中一项项目任务使用了比预期更多的资源或时间，从而对后续任务产生多米诺骨牌效应。与团队成员讨论并进行详细分析，然后再得出结论。
管理项目策略和利益相关者
过多关注预算和项目进度可能会让我们忘记战略和不同的利益相关者。
通过从一开始就定义项目的战略价值，您可以避免忽视其目标。通过调整业务目标和项目时间表，您将帮助团队避免预算超支并成功完成项目。